Ce qu’est une règle
Une règle de facturation reprend le contrat de gestion d’un propriétaire. Elle s’applique à chaque réservation de ses hébergements et produit les lignes de sa facture du mois. Elle peut nommer le propriétaire dont elle reprend le contrat, ou aucun en particulier si plusieurs propriétaires partagent les mêmes conditions. Une règle rassemble :
Autour de la règle, deux outils traitent ce qu’elle ne dit pas pour tous : les étiquettes, dont certaines ajoutent des forfaits à un groupe d’hébergements, et les ajustements, qui changent un taux ou un forfait pour un seul hébergement.
Créer et modifier une règle
Sur la page Règles de facturation, « Créer une règle » ouvre la règle à remplir. À côté, une facture d’exemple, faite de deux séjours d’un même hébergement, suit chacun de vos réglages : vous voyez ce qu’une règle facture avant de l’enregistrer. Une fois créée, la règle se lit en sections : nom et propriétaire, commission, forfaits, réglages communs, hébergements facturés. Chacune se modifie par son bouton « Modifier ». Un choix que votre outil de gestion locative ne permet pas de calculer reste visible mais indisponible, avec la raison : « Indisponible : » suivi de l’outil et des montants qu’il ne fournit pas. Une règle qui donnerait un montant faux n’est pas enregistrée, et le champ en cause est signalé. Une modification s’applique à la prochaine génération. Un brouillon déjà généré garde la règle avec laquelle il a été calculé tant que vous ne générez pas le mois à nouveau, et une facture envoyée ne change jamais.Les hébergements facturés
Un hébergement suit une seule règle. Sans règle, il n’est pas facturé, et la génération des factures le signale. Dans la section « Hébergements facturés » de la règle, cochez les hébergements qu’elle facture. La colonne « Règle actuelle » indique celle que chacun suit aujourd’hui :- un hébergement coché qui suivait une autre règle passe à celle-ci. Ses ajustements sur les forfaits de son ancienne règle sont retirés, son taux de commission et les forfaits ajoutés à cet hébergement restent ;
- un hébergement qui suivait cette règle et que vous décochez ne suit plus aucune règle, et n’est plus facturé. Un avertissement indique combien d’hébergements sont dans ce cas avant l’enregistrement.
La règle par défaut
Un hébergement importé depuis votre outil de gestion locative arrive sans règle, à moins que vous n’ayez choisi une règle par défaut : celle de la majorité de vos hébergements. Sur la page Règles de facturation, « Définir comme règle par défaut » la désigne, et la colonne Nouveaux hébergements la marque « Règle par défaut ». Elle n’est donnée qu’aux hébergements importés ensuite. Vos hébergements déjà importés gardent leur règle. Les étiquettes données aux nouveaux hébergements se règlent au même endroit que la règle par défaut : voir Les nouveaux hébergements.Les réglages communs
Ces réglages changent rarement. Chacun s’applique à toute la facture de l’hébergement.Les séjours du propriétaire
Quand un propriétaire occupe son propre hébergement, nommez le voyageur « Propriétaire » dans votre outil de gestion locative. L’accent est indispensable, les majuscules sont sans importance. Le nom doit être exactement celui-là : « Propriétaire Dupont » est un voyageur comme un autre, et son séjour est facturé comme une location. La règle décide de ce que devient un séjour du propriétaire :- « Ignorer le séjour » : il n’apparaît pas sur la facture ;
- « Une ligne à zéro sur la facture » : une ligne « Séjour du propriétaire » à 0,00 €, pour que le propriétaire voie que son séjour a été pris en compte sans rien lui coûter.
Les frais de service de VRBO
VRBO, Abritel en France, prélève des frais de service sur chaque réservation. La règle peut les refacturer au propriétaire :- « Ne pas refacturer » ;
- « À votre taux » : votre taux, proposé à 15 %, s’applique au montant de l’hébergement et du ménage, hors taxe de séjour. Pour un séjour de 400,00 € d’hébergement et 60,00 € de ménage, la refacturation est de 15 % de 460,00 €, soit 69,00 € ;
- « Au montant transmis par votre outil de gestion locative » : le montant que votre outil indique, repris tel quel. Seuls Guesty et Hostaway le transmettent.