Ce qu’est une dépense exceptionnelle
Toutes les lignes d’une facture ne viennent pas des réservations. Une dépense exceptionnelle est un poste ponctuel que vous refacturez à un propriétaire pour un mois donné, sur la facture d’un de ses hébergements.
C’est la seule façon d’ajouter une ligne à la main : chaque ligne garde ainsi une catégorie et une origine, que vous retrouvez des mois plus tard.
Saisir une dépense
La page Dépenses exceptionnelles s’ouvre sur un mois, que vous changez dans son en-tête. « Ajouter une dépense » ouvre la fenêtre « Nouvelle dépense » :
Le « Total TTC » se calcule seul : 29,18 € HT à 20 % font 35,02 € TTC. En franchise en base de TVA, aucun taux n’est demandé. Le taux proposé d’avance se règle dans les paramètres, section Valeurs par défaut, sous « TVA des dépenses exceptionnelles » ; chaque dépense reste modifiable à la saisie.
« Enregistrer et continuer » garde la fenêtre ouverte avec le même hébergement, la même catégorie et le même taux, pour enchaîner plusieurs dépenses. « Ajouter » enregistre et ferme.
Depuis un brouillon
Une ligne manque en relisant un brouillon ? « Ajouter une dépense », sur la page du brouillon, ouvre la même fenêtre avec l’hébergement et le mois de la facture déjà fixés. La ligne apparaît aussitôt sur le brouillon, et la dépense figure sur la page Dépenses exceptionnelles comme les autres.Faire un avoir
Une nuit offerte après un souci, un objet cassé remboursé, une remise ponctuelle : choisissez la catégorie « Avoir ou geste commercial » et saisissez le montant accordé, sans signe. Il est déduit de la facture : sa ligne apparaît en négatif et les totaux sont recalculés. Un avoir de 50,00 € HT à 20 % donne une ligne de −50,00 € HT et −10,00 € de TVA, soit −60,00 € TTC. Un brouillon bloqué par un total négatif reste un brouillon : rien n’a échoué, il n’est pas en erreur.Quand la dépense rejoint la facture
L’ordre ne compte pas : vous saisissez vos dépenses avant ou après la génération, la facture est la même.
Une nouvelle génération garde vos dépenses. Une dépense modifiée repasse « En attente » le temps d’être reportée ; celle d’un hébergement rattaché à aucun propriétaire attend qu’il le soit. Si l’hébergement est archivé alors que son brouillon porte des dépenses, le brouillon ne garde qu’elles : supprimez la dépense si elle ne doit pas être facturée.