Le chemin, étape par étape
1
Les réservations sont importées
De votre outil de gestion locative viennent, pour chaque réservation, ses dates d’arrivée et de départ, ses nuits, son statut — confirmée, annulée, non honorée ou demande —, sa plateforme, le nom du voyageur, et les montants que votre outil fournit : montant total, hébergement, ménage, taxe de séjour, commission de la plateforme, frais de paiement, revenu du propriétaire. Un montant que votre outil ne fournit pas reste absent, jamais compté à zéro. Voir Outil de gestion locative.
2
Chaque réservation rejoint son hébergement et son propriétaire
Seul un hébergement actif, rattaché à un propriétaire et suivi par une règle de facturation est facturé. Les autres vous sont signalés avant la génération. Voir Les hébergements.
3
La règle retient les réservations du mois
La règle de l’hébergement dit dans quel mois tombe un séjour — mois d’arrivée, mois de départ ou au prorata des nuits — et quels statuts sont facturés. Les annulations qu’elle ne facture pas vous sont présentées à la génération, où vous indiquez le montant conservé de celles à facturer. Un séjour du propriétaire est ignoré ou montré par une ligne à zéro. Voir La commission.
4
La commission est calculée
Selon le type de commission de la règle : un taux appliqué à une base, un montant fixe, les deux, ou aucune commission. Voir La commission.
5
Les forfaits s’ajoutent
Les forfaits de la règle, tels que les ajustements de l’hébergement les modifient, puis ceux de ses étiquettes de facturation. Voir Les forfaits et Les ajustements d’un hébergement.
6
Le brouillon est composé
Séjour par séjour, dans l’ordre des arrivées : sa commission, ses forfaits, puis la refacturation des frais de service d’Abritel (VRBO) s’il y en a. Viennent ensuite la commission et les forfaits facturés au mois, puis les dépenses exceptionnelles du mois. Voir Les dépenses exceptionnelles.
7
Vous l’envoyez à votre outil de facturation
Vous relisez le brouillon et l’envoyez. Votre outil de facturation le reçoit en brouillon : c’est quand vous l’y finalisez qu’il le numérote et émet la facture légale. Voir Envoyer à votre outil de facturation.
8
Le paiement est suivi
Logeo relit chaque heure dans votre outil de facturation si la facture est payée, et vous pouvez la prélever par prélèvement SEPA. Voir Paiements et prélèvement.
Une facture par propriétaire, par hébergement et par mois
Une facture porte sur un propriétaire, l’un de ses hébergements et un mois. Un propriétaire qui détient trois hébergements reçoit donc trois factures pour le mois. Générer le même mois à nouveau remplace le brouillon existant au lieu d’en créer un second. Un forfait facturé au mois produit une facture même sans aucune réservation dans le mois ; à l’inverse, un hébergement qui n’a rien à facturer dans le mois n’a pas de facture.Chaque ligne dit d’où elle vient
Sur la page d’une facture, chaque ligne porte son libellé — les dates du séjour, le forfait ou la dépense —, son montant hors taxes, son taux de TVA et le calcul qui l’a produite, par exemple « Net 630,00 € × 20 % = 126,00 € ». Ce calcul est enregistré au moment de la génération. Il ne change pas si vous modifiez la règle ensuite : un brouillon calculé à 20 % affiche toujours 20 % après que la règle est passée à 22 %, jusqu’à ce que vous génériez le mois à nouveau. Vos propriétaires ne voient que les lignes, jamais le calcul. La page d’un brouillon rassemble ce qu’il faut vérifier : le nombre de réservations retenues, la base et le taux de la commission, les forfaits attendus, les ajustements de l’hébergement et le traitement des séjours du propriétaire. Si un montant vous surprend, voir Un montant inattendu.Une ligne par séjour, ou des lignes regroupées
La règle de facturation choisit la présentation des factures :- Une ligne par séjour : chaque séjour porte sa ligne de commission et ses lignes de forfaits.
- Lignes regroupées : les commissions des séjours du mois tiennent sur une seule ligne, et chaque forfait facturé par séjour sur une ligne à lui. Deux forfaits ne sont jamais réunis, chacun ayant son taux de TVA. Les refacturations de frais de plateforme, les séjours du propriétaire, les forfaits mensuels et les dépenses gardent leur propre ligne.
L’exactitude au centime
Les montants sont tenus en centimes, sans approximation, et chaque ligne n’est arrondie qu’une fois, à la fin de son calcul. Un demi-centime s’arrondit comme le fait la fonction ARRONDI d’un tableur, en s’éloignant de zéro.
Un montant saisi toutes taxes comprises peut ainsi donner un centime d’écart. Un ménage de 35,01 € TTC avec une TVA à 20 % donne 29,18 € HT et 5,84 € de TVA, soit 35,02 € TTC. Cet écart est voulu : votre outil de facturation calcule la même TVA à partir du montant hors taxes qu’il reçoit.
En franchise en base de TVA, les lignes ne portent aucune TVA : le total hors taxes est le total toutes taxes comprises.